事务部门在进行5S活动时，必须确定最基本的方向，否则活动的执行就会失去目标。

（1）工作标准化

对事务部门中具有共通性及能予以标准化的工作，如文件的编制、资料收发、分类、复印、归档和检索、制定标准化作业书，通过标准化的建立，将业务流程明确化。

（2）资料标准格式化、共有化

一般来说，在办公室里，几乎每个人都能看到抽屉里有大量的资料文件。这种现象导致资料无法共享。当你想检索资料时，你必须找到持有者。

资料无法共享，急用时很难在30秒内获得所需资料。

为了共享化和节省搜索成本，A4格式化是最常用的格式。因为格式标准化，总结的时候可以节省很多时间。

（3）业务精简和效率化

业务精简意味着明确工厂中所有部门应该扮演的角色。这方面可以用IE的作业分析和工程分析。

二、整理、理顿的方法

（1）整理、整顿文件和材料

整理一次，绝对不可能把所有不需要的对象都去掉。尤其是办公空间，堆满了文件。今天是重要信息，明天可能变成一堆垃圾。因此，在办公室中，应将整理视为日常业务，对每一类都要制定明确的处理规则，如公告事项、业务联系簿的保存期限、文件更新处理原则等，应该详细指定，以便整理工作可以毫不犹豫地进行。对于大家处理的信息，尽量使用归纳、简化、删除、合并等基本方法，快速转化转换成有用的信息，将处理过的没有保存价值的文档丢弃，以免造成业务处理卡在纸堆里。

整顿主要意思是将物品摆放在正确的位置，即使在非常紧急的时刻，仍然可以快速准确的获取信息，消除搜索时间的浪费。

在事务5S 活动中，最常见的整顿就是文件夹定位移动。定位移动效果是通过文件夹的定位状态来衡量的。要求是可以在30秒内获取所需信息为标准。文件柜中文件夹的定位方式有很多种，通常采用传统的斜向定位线、文件夹编号、颜色辨别等等。

（2）办公桌的整理、整顿

办公桌整理、整顿活动，最常见的整顿，就是文具的定位。其目的是量化定位，避免在个人抽屉中放置多余文具造成不必要的浪费。至于共用性的文具，要统一摆放，如此能将同一单位的用量限制在一定程度内，对文具用品费用的控制有很大成效。

三、5S活动步骤

（1）事务工作的清点

现阶段重点是共有化，即个人办公桌、档案等作为最基本的抽查项目，进行彻底的落实。同时，调查现有的业务流程和类型，了解工作的实际情况，删除不必要的工作和流程，将必须继续的业务尽量简化并尽可能清晰化。

活动项目：作业内容、资料文件、办公用品、环境。

活动目的：减少单据、资料文件、办公用具等物品，消除、整合或废除不需要的物品。

资料文件、档案、办公用具的检索归位，取消一页活动(一张原稿、一处保存、资料一张化、废除个人私存物)和30秒的数据检索归位。

（2）问题点的改善

针对第一项所揭示的问题进行改进，主要集中在减少交易中的损失和失误，如业务重复、业务流程停滞、减少不必要的工作数量、拉平业务量化等问题，并制定改进计划，彻底执行。

（3）作业标准的做成

在5W1H模式下展开第二项改善后工作，如计划进度、方法等，制订计划表，通过工程分配将工作的作业流程化、作业的方法标准化，并做成工作手册，以免无基准可循，又恢复原有的作业程序。

（4）建立清净化的办公室

办公室是公司的门面。管理、技术部门等集中在一起，所以一定要能起到5S的示范作用。一定要做到没有垃圾，没有污染。

还有一点就是办公室是和外界的接触点，所以要推动遵守纪律、有教养之作业场所的活动，比如接待、电话接听、联络态度、送茶等。尤其是女同事，当她回家以后也能对家庭有所助益，让别人觉得在那家公司工作，学到很好的教养，如此的5S活动就能看出成效来了。

其实办公室的5S和生产现场一样，只需要把它们融合在一起就可以了。