如何成为一个杰出的工程师3 点击:104 | 回复:4



pdengong

    
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6. 团队合作(Teamwork as joint ownership of a project)

一般的员工所了解的团队合作是在计划进行中或是解决问题时和他人合作,并且做好自己的部份。

杰出的工程师对团队合作有更高一层的看法。他们将之视为一连串复杂的技巧,包含了参与设定共有的计划目标,团队承诺,工作纪律,时程,及分享团队成就。同时,这也包含了主动促进团队的互动--让每个人都觉得是团体的一分子,处理冲突,并帮助其他成员解决问题。

有一个医疗器材供货商由于医院对于他们最新型的加护监视器失效十分不满,因此成立了一个危机处理小组来处理这件事。这个仪器会不定时的发出错误紧急的警告,使得病患和医疗人员都很困扰,医疗人员时常匆忙赶来处理紧急的状况,才发现完全没有问题。

这个处理小组包含了五个部门的专业人员,包含了生产,研发,及客户服务的人员。在这个小组的7位成员中,只有Aiden最为优秀,他原本是一个工程师,为了多了解客户服务相关的事务而调到客服部门。

在小组第一次会议进行到了第3个小时的时候,成员们对于该立即采取的行动起了激烈的争执。Ewing,一位53岁,在公司已经服务25年的生产工程师,希望说服其他人继续派遣修护人员到医院维修。而Julie,一位研究部门的新进人员,则希望能够比照娇生公司处理Tylenol事件的先例,全面回收产品。

随着讨论的进行,Ewing和Julie的争论越来越白热化,同时也越不文明。Aiden发现他自己以及其他人开始感到沮丧及烦躁。为了不让这种状况持续发展至不可收拾,Aiden将他的感觉提出来,并且建议休会10分钟,让大家休息一下来想想有没有转圜的方式。

当会议继续进行的时候,Aiden请Julie来代言Ewing的意见,同时请Ewing替Julie的看法辩护,试着利用这种方法来打破僵局。虽然Julie和Ewing有点不太情愿,这个策略有效地削减了逐渐升高的紧张及愤怒。这时,其他的小组成员开始脑力激荡,提出可能的想法。一位很有经验但是害羞的设计师Eloise,坐在角落的位置而且整天都还没有发言。她用很温和的声音提出她的看法:『由于并不是每一家医院都有相同的抱怨,我们是不是该先找出为什么这几台机器会持续发生问题?或许这些机器本身一开始就有故障,也可能是这些机器安装的医院有一些特殊的地方。与其全面回收所有的产品,不如只将有问题的机器收回来,同时检查所有的设定信息来查出到底问题出在那里,说不定是磁场太高之类的现象造成的。』

她讲完时,并没有其他的成员响应她的想法。讨论继续进行了几分钟之后,Aiden加入讨论并提醒大家:『我不确定是不是每个人都听到刚刚Eloise的建议,我想她的方法应该可以帮我们解决这个事件,现在是不是可以请妳再说一次给大家听?』




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1楼

Eloise再一次地提出她的想法,Aiden注意到这个建议不但展现了对客户的问题认真响应,同时也比全面回收成本低。其他的小组成员开始支持Eloise的方法来化解僵局,然后开始讨论后续的议题。

如果不是Aiden出面干涉,Ewing和Julie可能还在争吵,Eloise的意见可能永远不会被注意到,整个小组不知道还要挣扎多久。虽然Aiden在小组中的角色是客户服务部门的代表,他做了超越他职责的努力而增进了团队的效能。


pdengong

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2楼

7. 小领导者的领导风格(Small-l leadership)

一般人很着迷于大领导者的领导风格(Big-L Leadership):大愿景,大魅力,大成功。对他们而言,领导能力是与生俱来的天份。拥有这种天份的人能透过掌权来炫耀自我,对最重要的事情有决定权,同时对于向下授权之类的事并不感兴趣。

杰出的员工则将领导能力视为一种工作策略,运用于自己的专业能力及影响力来说服一群人团结起来,一起完成重要的工作。这项工作包含了许多方面的努力:帮助团队创造一个清楚的愿景,建立信任并获得承诺来努力完成任务。争取足够的资源以顺利达成目标。同时指导整个计划的进行直到顺利执行完毕。

我们都知道有些人非常聪明,却没办法领导最小的计划。除了智力之外,还要具备其他的能力才能展现小领导者的领导风格(Small-l leadership)。小领导者了解人与人之间微妙的关系,而大领导者则专注在自己的想法,自己的工作风格,与自己的目标。小领导者知道他们必须考虑所有团队成员的需求,技能,渴望,及权力。

这种将注意力放在自己以外的领导风格在职场现实上是比较有生产力的。小领导者通常对于他所领导的团体没有正式的职权。同事们只有在确定团队中的领导者对于自己和其他人的利益一样重视时才愿意参与。因此,要将团队组合起来需要和所有的成员互动,沟通,这对于大领导者而言,是浪费宝贵的领导时间。然而,一个愿意和所有团队成员同甘共苦的小领导者,往往比最有魅力的大领导者主管更能获得成员的忠诚及信任。

杰出领导者的最大秘诀,也是和大领导者及表现普通的领导者最大的差异,在于他们不会假设他们对于其他人的一切事情都能完全掌握。大多数的大领导者相信自己是无所不能的,他们知道什么是对成员及状况最好的处置。

杰出的小领导者总是会先询问成员的意见,即使他们觉得他们已经知道结果。Anithia, 一位德商公司在美国的软件设计师,在开始计划之前一定会先验证她对同事们想法的假设是否正确。当她被指派去带领一个开发网络软件的计划时,她在第一次的会议就先询问成员们对于工作角色和任务的意见。

『John, 在上次和你一起执行计划时,你曾提到你希望能有更多的硬件经验,目前还是这样吗?因为这个计划硬件的部份非常重要。』

Anithia像一个认知心理学家一样暂停自己的假设,提出一些开放性的问题,让成员们可以表达他们目前具备的技能以及他们对于计划的期望及需求。因此,她可以将任务的分配和成员的能力及兴趣做更好的配合。她希望能够避免将她的同事定型,不要像好莱坞制作人一样制造演员的刻板印象。

当然,身为员工不可能总是获得所有想要任务与福利。但是,没有正式职权的小领导者可以藉由真诚的聆听及试着满足部份的需求来赢得认同。同时这个努力沟通的过程也可以为计划打下互信的基础,帮助度过计划遇到困难时无可避免的压力。在某一个技术领域展现优越的实力可能可以帮助一个杰出的工程师被指派为团队的领导者。但是小领导者知道阶层的力量并不能延伸到人际关系这一方面。他们会试着创造出一种气氛,让成员们感受到『我们是在同一艘船上』。

Anithia所领导的计划后来客户的反应非常好。在年终庆功的晚宴上,北美部门的总裁对Anithia大加赞赏,邀请她一起到台上来表扬这个计划及她以前所领导计划的成功。他说:『如果我们公司有500个像Anithia这样的人,控制整个北美市场是迟早的事。』 然后,他请Anithia讲几句话。

就像许多演员获得奥斯卡奖时一样,Anithia可以很快的讲一些感谢上司及成员的话。而她却不是这样做。她邀请了所有的团队成员一起到台上来,请其中的一位将所有的人介绍给大家,然后她说:『这个计划是我们共同努力的成果,没有每一个人的贡献,不可能有今天的成功,我们对于这个计划感到很骄傲,非常高兴你们也这样想。』然后他们一起对大家鞠了一个躬。


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3楼

8. 精明(Street smarts)

一般人多半太专注在讨人喜欢,以为这样是在职场中快速升迁的方法。他们要不就是对于办公室内的政治问题太过关心,要不就是故意装作完全不在乎。

杰出的员工了解任何的组织中都有许多正当而互相竞争的利益。藉由他们对组织运作的理解力,可以帮助他们在这些互相抵触的竞争中,促成合作,凸显冲突的部份,并且让任务顺利完成。这个动作包含了具备处理个人及团队动态的杰出运作能力,知道何时该避免冲突,何时该正面对决,同时知道如何将可能的敌人转化为盟友。

记得Sarah吗?在第4项工作策略中提到的杰出软件开发工程师。虽然她的同事都觉得她疯了,她仍然自愿请调到测试部门。这个动作不但让她对她的工作有不同的观点,她同时也知道那些人会和她日后的工作相关,并开始建立良好合作的关系。这种组织上的联系不但可以提高她的地位,还可以让日后工作上的互动更加顺利。

在第3项工作策略中提到的Elena,运用了大量的组织运作机智来影响她的公司,将营运的焦点转移到ISO 9000及欧洲市场的机会。首先,她利用午餐会议的机会将她在研讨会中学到的传授给她的同事。在她对这个议题更加了解之后,她举办了更详细的训练课程。同时,她向她的上司仔细解释这个特殊标准对公司的好处,并且藉由寄送关于业务及营收潜力的相关文件及备忘录慢慢游说管理阶层。当然,在和更上层的管理者接触之前她一定会先得到她上司的准许。接着她开始训练她的其他同事如何赢得欧洲客户的标案。由此可看出,在她试着推销她的想法的同时,她将这个想法和公司的重要目标结合在一起。同时也很注重组织运作的礼仪。


pdengong

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4楼

9. 呈现(Show and tell)

一般员工认为呈现就是利用炫目的简报,长篇的备忘录,或是公开展示自己的成果来吸引管理阶层的注意。他们的重心摆在自己的形象以及自己所要传达的讯息,而不是摆在听众。

杰出的工程师则会仔细筛选所要表达的信息,以最有效,最友善的格式来传递讯息并说服特定的听众。就最高层次而言,呈现的意义在于对于特定的听众选择适当的讯息,或是对特定的讯息选择适当的听众。

呈现的重要性是无法回避的。一位专业人员如果无法有效地以简报的方式传达自己的想法给其他的人,在现今的职场中要生存是相当艰苦的。对于大多数的知识工作者而言,这里讨论的重点并不是大型的演说,像比尔盖兹在超大型的会议中心以最先进的多媒体设备及计算机特效所做的展示。而是针对在公司内部的小型会议室中,对5至20位听众所做的简报。简报的听众多半是同事,上司,或是客户。而内容多半是技术性的或是与产品相关的议题。

对杰出的专业人员而言,简报准备的过程比较复杂。我们的研究观察到呈现的表达方式会逐渐修正,由单纯的传达信息转变为对讯息的塑造。杰出的工程师通常精通将讯息传达给特定的对象,说服听众接受所要表达内容,及事先对可能产生的批评做出准备的能力。

一般人最常见的错误会发生在由单纯的信息传达,提升到试图运用这个讯息发挥影响力时。在这个过程中,他们听众的组成已经大不相同了。然而,他们呈现的风格及的结构却维持和原来一样。

一位财星500大企业的劳工关系经理在和公司的工会协商新的合约时,面临了必须降低医疗照顾成本的问题,他以极佳的呈现方式来解决这个问题。在这个协商的过程中,他所拟定的计划必须同时被公司的最高主管及工会接受。

他的主要处理方式是将相同的信息塑造成完全不同的表现方式。首先他针对一群较低阶的工会职员进行为期一周沟通,每天简报一小部份的信息。他发给他们清晰而容易阅读的讲义,让他们可以复制给所有的工会成员。讲义的内容浅显得让人可以快速理解。这个呈现的主轴在于传达一个讯息,如果工会同意改变医疗照顾的计划。公司承诺将所省下来的资金用来更新老旧的工厂设备,使得工厂更具竞争力。同时降低关场及失业的风险。

而他稍早对公司的执行长及副总裁所做的简报基本上含有相同的信息,但是却用完全不同的方式来包装。首先,和对工会简报相比最大的不同是互动的时间少了很多。因此,大部分的信息包含在一份详细的报告中。他以其中有一个很具有说服力的章节来建议接受新的计划。此外,他有一个小时的时间可以对公司的执行长及董事长进行简报来加强他的论点。

他在简报中强调,如果管理阶层执意改变医疗照顾计划而没有任何有创意的补偿计划,工会将不会同意而使协商几乎不可能进行。他提醒公司目前才刚进入一个快速成长期,股东们可能无法忍受员工罢工。

虽然双方阵营都对他的计划有一些批评,然而,这位优秀的协商者已经将这个计划的基础打得很稳固了。到了最后,管理阶层及工会都接受了他的建议案,只做了小部份的更动。

在这个案例中有许多值得学习的呈现技巧。但是其中最重要的,也是一般人和高手最大的不同点在于:了解你的听众,并且藉此塑造所要传达的讯息。

Meara的工作是设计影像传输软件,可以透过电话线路在医院的急诊室之间传递X光片,心电图指数,及实时的电视画面。她用了一个电视短片作为简报的开头,来对急诊室医师及医院主管介绍她的团队所设计的最新软件。短片以汽车的紧急煞车声和救护车的警报声开始,一个小孩被紧急送入急诊室,一位医师开启她们公司的仪器并且说他只有几分钟的时间可以来挽救一条年轻的生命。

她说:『我们目前的进展可能可以挽救这个孩子,或是你的孩子的生命。在我们计划进行中,我们不断的观看这个短片来提醒自己,尽量将产品做到最好有多重要。现在,请和我们分享我们的成果。』

为了展现新的软件和之前版本的差异,Meara使用了电子定时器搭配心跳声做示范。首先,她使用旧版的软件,在所有的听众还在等待屏幕上慢慢传来的画面时,定时器已经跑完了,心跳声停止了,手术室的警告灯也熄灭了。而当使用新的软件展示时,画面传输的速度变快,在定时器停止之前已经完成影像的传输。

然后Meara向她的听众解释在产品开发的过程中为了缩短传输时间所做的努力。包含了那些尝试是有帮助的,那些则没有用,以及其中的原因。她将技术上的论点和医疗专业人员挽救性命的过程戏剧化地编织在一起。

Meara借着让她的听众们感受到自己的孩子被送进急诊室的恐惧,吸引听众们的注意力到公司的产品。然后戏剧性地展示了新产品的价值。



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