六西格玛绿带在上海企业财务内控中的应用 点击:247 | 回复:0



天行健陈

    
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发表于:2020-10-26 10:03:07
楼主

六西格玛绿带在上海企业财务内控中的应用:天行健咨询公司以财务内控和六西格玛绿带的理论为基础,以某化工制造企业为实例进行研究分析,从而为国内企业实施六西格玛方法改善财务内控总结经验。该化工制造企业向各地区的财务主管以及内审人员作了一次关于企业财务内控管理满意率的月度问卷调查,调查时间共计六个月,机构得到的平均满意率仅为63.78%。要通过六西格玛方法来改善加强企业自身的财务内控管理,需先行开展准备工作。


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在完成了上述准备工作之后,以改进财务内控的管理水平为项目,企业按照六西格玛绿带的五步改进体系(D-M-A-I-C)开始实施改进工作。


①定义阶段D


企业希望通过提高各地区财务主管以及内审人员的满意率来大幅改善企业的财务内控管理水平,因此项目团队在与企业领导层沟通之后,将改进的目标定义为通过六西格玛绿带方法减少70%的不满意率,既将相关人员对财务内控的整体满意率提高至89.13%。


②测量阶段M


企业已对财务内控状况进行了一次满意率的问卷调查,获取了第一手的统计数据,但是产生这些数据的测量系统并没有经过系统性的分析,如果数据失真或者误差很大,都将直接导致分析失败以及决策失败,从而使得改进财务内控这一目的无法实现。因此,项目团队把注意力集中在这些数据的质量上,并通过JMP软件对获得数据的测量系统进行考察分析。


最后,项目团队计算了差错率百分比(%Out of Spec),既:


差错率百分比(%Out of Spec)=(目前满意率-目标满意率)/目标满意率


=(63.78%-89.13%)/89.13%


=28.44%


随后通过JMP软件使用该百分比计算了目前的满意率下财务内控的西格玛级别,结果显示目前状况下财务内控的西格玛级别仅为2.07,处于一个比较低的水准,需要大幅改进。


六西格玛管理方法在国内企业应用中有哪些建议?


③分析阶段A


在确定了测量系统的数据是准确可靠的之后,项目团队需要确定导致财务内控现有问题产生的关键原因。


首先,项目团队与相关员工在召开的会议中使用了头脑风暴法,收集了大量的潜在可能原因,并根据鱼骨图分析及关键原因评估表确定了项目团队认为的关键原因。


随后根据发票遗失的相关书籍记录使用JMP软件进行了分布图的分析验证,验证结果显示其与项目团队分析出的关键原因保持一致,由此确定造成财务内控问题现状的根本原因为:


原因一:以邮寄方式递送的发票被直接送至了文印间,且不需要签收。


原因二:员工报销单整理归档所使用的挂篓无法固定住单据,导致单据散落遗失。


原因三:用于发票归档的文件夹上只标注凭证号码,无其他信息,导致难以从诸多文件夹中找到相应的发票原件。


④改进阶段I


首先,项目团队与相关领导及员工在召开会议中再次使用了头脑风暴法,收集了大量的改进方案,随后对这些方案进行矩阵图分析,通过对“对缺陷的影响”、“实施的难易度”、“实施所需的准备时间”和“成本影响”四个指标的综合打分最终确定了改进方案:


1)所有的快递邮件都送至员工处并由员工亲自签收,不再递送至文印间。如果三次递送该员工却都不在的话,转送至该部门秘书处签收。


2)在公司内网盘上设立一个表格,当会计人员录入发票之后,将凭证号码记录至表格中,以此控制发票录入状况。


3)重新设置每种类型发票的对应条形码范围,以更快捷清晰地监控扫描状况。


4)在将发票归档的文件夹归还至各地区财务主管之前,用长尾夹将挂篓中的员工报销单全部固定住。


5)在公司内网盘上先行设置发票归还明细记录表,包括公司代码、凭证号码的范围和凭证日期等,同时将表格打印出来附在相应的归档文件夹上,既有历史记录可查询也方便各地财务主管整理查询归档文件夹。



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在改进方案实施之后,项目团队使用之前的调查问卷对各地区的财务主管以及内审人员做了六个月的问卷调查,最终得到的结果是平均满意率上升至了88.95%,财务内控的西格玛级别从改进前的2.07上升至了4.76,六西格玛项目获得了初步的成功,取得了预期的目标。


⑤、控制阶段C


在项目改进完成之后,如果没有后续的控制实施,员工们很有可能又会回到改进前的工作流程之中,如此整个财务内控的管理又会倒退到最初的较低水平中去。因此,项目团队设立了一份详细的控制计划,并协调各方管理层进行管理监督,从而能够长期保持住改进内控管理而取得的成果:


1)由邮件收发室安排人员每天核查签收单,确保所有的发票均递送至相关员工处并由其亲自签收。


2)财务部门扫描组的小组长每天核查扫描记录表,确保所有完成扫描的发票均登记至表中。


3)财务部门安排人员每月复核所有的员工报销单是否都已用长尾夹固定住,确保没有散落的单据。


4)财务部门安排队员每月复核归还明细表是否及时等记并打印粘附在相应的归档文件夹上。


在控制计划实施之后,项目团队使用之前的调查问卷对企业各地区的财务主管及内审人员追加了六个月的问卷调查,最终得到的结果是平均满意率为90.99%,可见企业财务内控管理的改进保持住了稳定的效果,整个六西格玛项目获得了最终的成功,企业的财务内控管理水平籍此上升到了一个新的台阶。




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