人力资源部门的工作人员每天都需要处理大量机密人事档案。全面的企业内容管理系统可以帮助他们有效地管理这些人事档案。

OceanXECM是基于云计算的新一代企业内容管理系统，用于创建、共享、移动、协作和归档重要和保密的人事档案。

如何帮助人力资源部门管理人事档案?

1，组织人事档案：与人力资源管理系统整合

2，创建和更新: 人事档案在发布给部门主管之前经过审查和确认。      

人力资源文件（如“薪资审查函”）必须得到确认，然后才能向部门用户提交，并储存在用户的人事档案中。

3，发布:部门主管查阅（只能查阅，不能修改）他或她的员工的人事档案。

4，转移:当员工调职到其他部门时，人事档案将被更新并发布给新的部门主管。

5，销毁:员工离职后的人事档案保留政策 ，员工的人事档案将被更新，人事档案将不能再被部门主管查阅

6，保留机密文件：一般的人力资源部门工作人员沒有權限查阅高度机密文件 ,机密文件只能在办公室内看

7，文件资料保密：存储在ECM中的所有文档都使用AES 256进行加密。IT用户无法直接从ECM之外的系统打开这些文件。ECM管理员无法查阅存储在ECM中的文档。文档权限必须分配给用户或用户所属的管理架构。相关查阅将记录在“活动”日志中。

8，令用户轻松地把纸本文档扫描，存取资料及归档。

9，设定查阅权限 – 可以设定不同职等的员工对机密人事档案有不同等级的查阅权限。    例如，部门主管只能查阅其员工的人事档案，所有的人事档案都只能查阅，不能修改，    并只能在办公室查阅。员工离职后，所有相关人事档案的查阅权限将被自动重置。

10，人事档案的查阅记录 – 所有操作都将被记录在活动日志中，以便监控和搜索异常行为。

11，预设处理规则 – 预设处理规则可以使人力资源部门的工作人员能够设置自动工作流程，加快整个工作流程。他们可以根据公司的政策或法律来管理人事档案。例如，根据公司    的保留政策，设置处理规则，自动删除离职 7 年以上员工的人事档案。

12，用个性化和易于使用的用户界面。支援多种语言 – 用户可以选择不同的语言。