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PMBOK实战之一|项目运行环境(上)
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欣旋咨询 个人主页 给TA发消息 加TA为好友 发表于:2019-09-06 16:58:26 楼主
作者 | 孔治国

来源 | 欣旋咨询(ID:PMP2010)


前记:

PMBOK指南是项目管理的标准和指南,是一个完整的知识体系。但是由于很多抽象的名词和定义、加上中英文表达上的差异性,让很多学员摸不着头脑,也是被人诟病的原因之一。从本文开始的系列文章,目的是结合自己的项目经验和学习PMBOK的体会,从不同的角度和思维顺序去解读PMBOK指南,方便大家理解。


PMBOK第六版第二章是这样描述项目运行环境的:“项目所处的环境可能对项目的开展产生有利或不利的影响。这些影响的两大主要来源为事业环境因素(EEF)和组织过程资产(OPA)。事业环境因素源于项目外部(往往是企业外部)的环境,事业环境因素可能对整个企业、项目组合、项目集或项目产生影响。关于事业环境因素的更多信息,组织过程资产源于企业内部,可能来自企业自身、项目组合、项目集、其他项目或这些的组合。”这种描述当然是非常准确地给项目运行环境进行了概括,但过于书面化,其实并不好理解。


对于项目运行环境我是这样理解的,就像小时候写记叙文,首先要交代几个W,第一个W是Who(我们后面再讲);第二个就是Where,当然还有其它几个W,后面再讲。PMP是项目管理指南,本来就是要对项目管理做一个全面的描述和指导。这就意味着PMBOK必须要对项目在哪里(Where)做一个交代。没错,项目运行环境就是要说明项目发生的地点(where)和在这个地点需要面对的各种情况。


从小的范围和角度来说,项目运行环境在组织内部。组织有多种多样,可以是企业,也可以是政府、军队、公益组织等等。PMBOK是适用于全球各种类型项目的指南,所以这里的组织就是一个非常宽泛的概念,我们没办法一一列举。对于我们普通学员来说,企业是最常见的组织形式。我们就以企业作为组织形式来进行说明,以便理解。


企业有大有小,从全球500强到夫妻老婆店,差异当然是天壤之别。PMP的学员都是在职人员,应该都有切身感受的。有的企业内部是不是步步惊心?有的是不是简单粗暴?当然也有规范严谨,也有宽松自由的,但应该是少数。这其实就是项目经理必须要面对的组织内部环境。


PMBOK并没有对组织进行狭义的对比和讨论,而是从企业组织结构的特点进行了抽象的分类,大概分为10类:简单型、职能型、多部门、强矩阵、弱矩阵、平衡矩阵、项目型、虚拟型、混合型、PMO。我们常接触的类型主要有5种:职能型、强矩阵、弱矩阵、平衡矩阵和项目型。这些类型如何区别?在PMBOK47页的表2-1进行了汇总,从工作安排方式、项目经理职权、项目经理角色、资源可用性等方面进行了罗列和说明,搞得很复杂。其实,无论是工作安排方式还是资源的分配都是依据职权大小来的。所以我们只要把握好上述类型中项目经理的职权大小,并且和职能经理的职权做一个比较,就可以相对准确地定义组织的类型。职能经理说了算,项目经理靠边站的是职能型组织。项目经理说了算,职能经理都可能要听项目经理安排的肯定是强矩阵组织。项目经理有一定权力,但和职能经理无法相提并论的,那就是弱矩阵。项目经理和职能经理可以平起平坐就是均衡型矩阵组织了。至于项目型组织,基本就没有职能经理这种职位设置了,管理者就是项目经理,也就没有必要和职能经理进行比较了。


当我们在一个具体的组织里面开展项目,需要整合各种资源,按照项目计划去达成项目目标。而资源可能都分散在各个职能部门。不同类型的企业,资源整合的难易程度和流程都是不一样的,这也是我们需要对企业进行分类的原因。


作为项目经理,仅停留在理论的组织类型分析是不够的。面对自己项目所在的组织,除了从企业的类型、还可以从组织的治理框架和管理要素去分析。治理框架是组织内的规则、政策、程序、规范等。管理要素是指组织的关键职能或管理原则。以上就是组织系统的三个方面,有哪些具体的内容,可以从PMBOK第一部分2.4章节找到答案。


除了对组织系统进行分析以外,我们还需要基于企业内部的实际情况,整理和分析以下两个方面的内部资源,作为项目管理的参考:


1. 组织用于执行项目工作的流程和程序;

2. 组织用来存取信息的知识库;


对于规范的大型企业来说,以上两个方面的资料应该都是分门别类整理好的,HR管理系统授权以后,就可以在企业内网上查找到。大部分中小型企业可能没有现成的文档。但这些并不是必需的。PMBOK指南分别给出了列表,有需要的话,可以到网上搜索,有各种版本可以参考。


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