每一个奔跑在项目上的小伙伴都是一款全天候的战斗机，大家既要应对客户突然的天马行空，又要跟内部协调沟通，还要随时注意工期，着眼于最终效果，所以整个项目的管理把控很有难度，这时候项目管理系统出现了。

项目管理系统的使用是个大工程，是企业在管理方式上的变革，那么在选择以及实施之前，企业应该做哪些准备呢，我们一起看一下。

1、成立专项组

项目管理系统由前期的调研，到选择，以及实施，再到后期维护，是一个大工程，需要有专门的人员或则小组来负责；这专项小组成员要熟悉各部门流程，同时还要善于沟通协调，如果懂得计算机技术就更好了，最后，当专项组成立之后，负责人谁来做呢？鉴于其它成功部署的企业经验，这个负责人最好是“一把手”——企业决策人，因为决策者的威望，会鼓励专项组成员工作更加全力以赴，同时方便专项组快速推进工作，为后期的软件成功部署打下坚实基础。

记得之前，一个信息化会议上，智邦国际的产品经理说：提供更加科学的管理系统很重要，但是企业自身的内部调研更加重要，这确保了系统与企业的贴合。

2、员工思想会

专项组的工作推进需要全体员工的配合，必须通过会议告知各部门经理或者全体员工，来体现决策者对这件事情的重视，以便员工更好的配合。专项组成立之后，会对企业各部门的工作流程调研了，这个调研涉及到整个企业，需要众多人员配合，所以进度上可能会出现拖延，也只有通过会议明确了上层的重视度，大家才会更好的配合，确保专项组工作的推进。

记得，智邦国际的培训经理曾建议企业：员工思想会上也要明确系统上了之后对企业和员工个人的好处，以便于员工对于系统的使用在心理上的认可，为后期系统的实施起到帮助作用。

3、明确企业流程

项目管理系统是辅助工具，可以帮助企业将流程规范化，但是，不适合应用在流程不规范的项目型企业，所以专项组必须调研确定各部门业务流程；同时，还要将企业整体业务流程部图画出来，方便后期与系统功能的对比，以确保选择的系统能够尽可能的贴合企业需求。

再就是各部门员工岗位工作流程的具体化，这个调研过程涉及到具体员工的工作流程，部门经理比较熟悉，要多借鉴各部门经理的意见，以便调研更加快速推进。

4、业务流程的优化

当企业各部门的业务流程和岗位工作流程调研好之后，专项组要本着提高工作效率、权责分明的原则，结合各部门领导人和员工的建议，将企业的业务流程和岗位工作流程进行优化，由企业决策人最终确定业务流程和岗位工作流程；到了这里，项目型管理系统实施前期，企业的准备就已经很充分了。

当企业确定内部的工作流程之后，这时候，就可以根据工作流程，在市面上选择项目管理系统了；对于企业，只有将企业流程规范起来，项目管理系统才有发挥的沃土，才能够跟企业更加贴合，给企业的发展带来切实的效益。