众所周知，外贸函电是国际商务活动中沟通交流的重要工具之一，本研究尝试用精益生产理论适时、适量、适度的基本思想来指导其在国际贸易活动中的操作，以提高外贸函电的交际功能。

1、回复适时

外贸函电正是由于其快速便捷的特点在商务交往中得到广泛的应用，因此无论在什么情况下收到贸易伙伴的信函，都应该及时予以回复并感谢对方来函。对方若无法在恰当的时间内收到回函，可能会认为你方对他的业务不重视，因而影响双方的业务关系。

据调查，当客户在五小时内收到邮件回复，会觉得对方重视彼此之间的合作，重视本次交易；在10小时内收到邮件回复，会认为对方可能重视客户；在24小时内收到邮件回复，说明客户还没有被对方遗忘；在48小时后收到邮件回复，说明客户对于对方来说是无足轻重的；如果超过了72小时，邮件还是得不到回复，就会失去潜在的客户。

2、内容适量，主题鲜明突出

添加邮件主题是电子邮件和传统信函的主要不同之处，信息发出者在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，进而分别处理。一般说来，一封电子邮件大都只有一个主题，主题要提纲挈领，切忌使用含义不清的标题，便于收件人见到信函就能对整个邮件的主要内容一目了然。

3、结构清晰明了

撰写者应该清楚地阐明信函的主要观点，每一个观点分置于独立的自然段，将一项项事由交待清楚，使得整篇书信形成一个有机的整体，脉络清晰，观点鲜明，使收信人较容易地理解信函所要表达的准确含义。由于商务工作者通常每天都要阅读大量信函文件，所以信函一定要力求简明扼要，短小精悍，切中要点。要把不符合主题或者对信函目的无益的内容毫不留情地舍弃。因为这些内容不仅无助于顺畅沟通，还会混淆视听，甚至引起收信人的反感。

4、回复完整有序

对于贸易伙伴的来信不但要及时回复，而且要回复完整。例如：在客户询盘中，明确要求你方报盘，并提供产品参数、参考、价格、相关条款等。那么，信函回复应包含所要求的全部信息，如果不能提供，需要说明为什么不能提供，并告知什么时候可提供。另外，如果合作伙伴的信函中提到过一些个人事情，那么你在回复中也应该有所提及，这样才有助于你和贸易伙伴之间建起友谊的桥梁。