一、引入数据，即原始记录（原始数据）：
    
是实施情况的各类实际数据，包括设备本身的动态的数据记录和对设备进行各类实施情况的数据记录，有日常检查记录、定期检查记录，精度检查、安装调整、润滑、故障修理、事故、更新改造等记录，以及设备管理台帐，开动台时和各种实施计划，修理记录，经济效率记录及其结果……
 
二、输出数据，即分析数据和成果数据
    
即分析数据和成果数据。是对原始记录进行综合、分析、汇总的数据资料。包括表示维修成果或实施结果数据资料。有各种故障分析的数据，及为了分析有关维修各种问题点的数据资料，各种管理图表，设备检查履历表，综合的维修月（年）报表资料……等。
 
三、其它：
    
属于一些标准的资料是各种作业标准，标准文件、规格等资料。如日常检查标准书，定期设备检查标准书，润滑标准书，维修作业标准书……依标准为依据
 
1．任何时候，任何人都能准确无误地，高效地，安全地进行作业。
  
2．掌握作业的现状，谋求提高作业效率。
  
3．发生问题时，依据标准，就能找出解决问题的途径。
 
四、维修记录的积累和分析应用-精益TPM管理
 
维修记录 - 首要的是不断取代有利用价值的维修数据、资料，因此必须准确、可靠、及时，第二步才是决定将这些数据、资料进行分析和应用。修理记录的整理一般分三个阶段。

（一）详细记录阶段（或原始记录阶段）

将各项维护修理业务（或故障）记录在派工单（或修理委托书）上，如日常检查表，定期检查表，各种修理任务书，运转记录……等等。这个阶段的记录应包括工长在派工单上所填写的材料。

原始记录内容要具体明确，不繁琐，且必须认真填写。

关键是填写的内容，往往是使用部门只简单地填写“机床已坏，请予修理……”。而修理人员也不认真填写只写“修理完毕可使用……”。这是不行的，起不到一份记录资料的作用，而有些记录，看上去填写的内容不少，但是没有抓住关键内容，因而资料的价值就差多了。

现举例如下：

例一   缺乏必要的资料，不能满足要求：没有实用价值。
使用部门填写：故障：油泵不能起动。修理人员填写已完成的工作：按需要进行修理。

例二  写不完整，只提供了部份资料，而不是全部需要的数据。

使用部门填写：
故障：油泵不能启动。

修理人员填写：

已完成的工作：更换了熔断的保险丝。

无故障原因：反馈不完整，没有追根到底。

因此记录资料要具体明确，完整，对使用和维修部门不同要求如下：使用部门，填写设备修理委托书（或设备维修派工单）时应写明：

1．发生什么故障现象。

2．什么地方坏了。

3．什么地方动过了……。

维修人员：填写设备修理委托书（或派工单）修后记录时，应包括：
 
1．问题是什么？
2．哪些另件坏了？
3．故障原因是什么？为什么？
4．已采取哪些修理步骤（调整、修理、更换另件……等）
5．以后应采取什么措施……。

例三  填写得比较完整的资料（有较完整的反馈资料）。

故障：泵不能起动。

原因：
1．保险丝熔断。
2．电机超载造成保险丝熔断。
3．油泵内不清洁，有严重研伤，故造成电机超载。
4．油脏，滤清器堵塞，过滤效果差，造成油泵严重研伤。已完成的工作：过滤和更换液压油。清洗和修复滤清器，修复油泵、更换保险丝。

（二） 统计分析阶段（或称中间分析阶段）

有了齐全、准确，有利用价值的维修数据资料后，第二步就是分析，利用这些数据、资料，将其中所记载的故障，按设备故障的种类，故障的周期、时间费用，以及损坏部分进行分类。

进行分析时，可运用数理统计方法，如排列图、直方图、因果图……等。  （推行“Toc，运用的一套数理统计方法，同样适用于“TPM”）目的是确定：哪些故障是构成主要问题的因素，以采取措施。在分析这些资料时，重点应注意。

1．多次重复发生的问题。
2．引起重点设备长时间停工的。
3．维修费较大的。

这一阶段的统计资料内容有各种故障分析，汇总表，MTBF（平均故障间隔期）……等。  （

根据维修记录派工单、任务书……等来编制。每月一次累计编制，根据这个记录的故障发生次数，总费用和故障间隔周期，可判断哪些是重大的故障，并采取措施，以尽量消灭和减少类似事故的重复发生。

从历史故障记录中，能找出设备存在的问题，可得出几点意见：   
1．所记故障次数，可以说明主要问题的范围。
2．每月积累的停机数次，能够很快的把可能发生的问题找出来。   
3．故障间隔期（也受其他各种因素影响），能说明其严重程度。    
4．累积修理费用的多少，可以说明问题的大小。。